Episode 4 : ce que vous devez savoir

Le principe le plus important lors de l’adoption de l’analyse moderne est certainement que le libre-service et la gouvernance ne sont pas incompatibles. Le libre-service est conçu pour permettre à chacun de poser et de répondre à ses propres questions en utilisant des données fiables pour prendre des décisions éclairées. C‘est la gouvernance qui rend le libre-service possible. En tant que point d’ancrage, la gouvernance guidera toutes les décisions à mesure que l’équipe de projet développera l’agilité, la compétence et la communauté dans toute l’organisation. 

Les méthodes dans la BI ont évoluéLe flux de travail d’analyse moderne permet aux gens de poser et de répondre à leurs propres questions avec des données. Il permet aux gens de partager facilement leurs informations avec leur équipe et le reste de l’organisation, et garantit que les données soutenant leurs décisions sont exactes, fiables et sécurisées.

Le flux de travail comprend cinq actions clés : accéder et afficher, interagir, analyser et découvrir, partager et promouvoir, puis gouverner.

La gouvernance est la combinaison de contrôles, de rôles et de processus reproductibles qui crée la confiance dans les données et les analyses. Les parties prenantes informatiques et métier de l’équipe de projet sont responsables de définir ensemble la gouvernance des données et du contenu. Dans un environnement de libre-service réussi, les niveaux appropriés de gouvernance créent la responsabilité et permettent, plutôt que de restreindre, l’accès au contenu approuvé pour les utilisateurs de votre organisation. La gouvernance est un spectre – différents types de données et de contenus nécessitent différents types de gouvernance. Ce n’est pas un effort ponctuel car les compétences et les attentes évolueront.  

L' écosystème du projet

Ci-après vous trouverez les rôles « unitaires ». Il est souvent admis qu’une seule personne endosse plusieurs rôles et les responsabilités s’y afférent.

L' organisation du projet

Responsable analytique Le responsable analytique gère le programme analytique, notamment l’implantation et l’ajustement des cas d’utilisation analytiques dans l’entreprise ainsi que l’alignement sur les initiatives stratégiques
Architecte d’entreprise  L’architecte d’entreprise détermine les exigences techniques et veille à ce que le déploiement de la plateforme respecte les normes d’une architecture d’entreprise.
Responsable de la sécurité  Le responsable de la sécurité s’assure que l’entreprise respecte les politiques internes ainsi que les exigences réglementaires externes, élabore et gère les stratégies et procédures globales en matière de sécurité de l’information, évalue les risques et encourage la sensibilisation à la sécurité de l’information. 
Administrateur de base de données  L’administrateur de base de données est responsable de l’administration, de la surveillance, de la maintenance et de la sécurité des bases de données de l’entreprise. Il contribue à la modélisation, la structuration et l’optimisation des sources de données accessibles sur la plateforme. 
Administrateur système  L’administrateur système installe, configure, gère et assure le déploiement de la plateforme dans le data center ou le cloud. Il s’assure également que les politiques de l’entreprise sont respectées et conformes aux stratégies technologiques et métier. 
Administrateur client  L’administrateur client installe et configure les logiciels clients, notamment les pilotes de base de données, les clients lourds, les accès WEB, les outils de data integration, les outils de consultations mobile. 
Administrateur réseau  L’administrateur réseau assure le bon fonctionnement des communications et de la connectivité réseau. 
Administrateur Serveur  L’administrateur du Serveur dispose d’un accès total aux paramètres de configuration du Server, aux sites sur le serveur, aux utilisateurs et groupes, et à tous les éléments de contenu tels que les projets, les sources de données (y compris les informations de connexion) et les classeurs, afin de surveiller et de préserver l’état global du serveur. 
Administrateurs de sites  Les administrateurs de sites créent et gèrent les utilisateurs et les groupes du sites. Ils créent également des projets pour organiser le contenu sur le site et attribuent des autorisations pour permettre aux utilisateurs (groupes) d’accéder au contenu. Ils promeuvent et certifient également le contenu. Ils mesurent aussi l’utilisation de l’analytique dans leur site. 
Chef de projet   Le chef de projet veille à ce que le projet soit livré dans les délais et qu’il respecte le budget en s’assurant que la main-d’œuvre est suffisante et en gérant ses liens avec une multitude de groupes, en attribuant les ressources adéquates et en optimisant l’utilisation de ces dernières. Il a également pour mission de maintenir la coopération et la motivation au sein de l’équipe. 
Responsable de communauté  Le responsable de communauté coordonne les actions associées à tout ce qui permet aux utilisateurs de travailler en autonomie, comme les ressources d’assistance, les évènements favorisant l’engagement, la mise en relation des utilisateurs dans l’entreprise et la promotion de l’analytique. Remarque : Les entreprises ne disposent pas toutes d’un poste dédié pour ces responsabilités. 
Gestionnaires de données  Les gestionnaires de données comprennent le domaine d’activité et les interactions des processus métier avec l’analytique. Ils s’assurent que des procédures et consignes documentées ont été mises en place pour l’accès aux données et leur utilisation. Ils collaborent avec l’administrateur de base de données ou les ingénieurs Data pour planifier et appliquer une politique de gouvernance data, de contrôle et de conformité à l’échelle de l’entreprise. 
Créateurs de contenu  Les créateurs de contenu créent et publient des tableaux de bord et des sources de données. Ils permettent aux autres utilisateurs de développer leurs compétences sur la plateforme. 

L' Intranet, le support & la communication

Avec les rôles définis précédemment, les bonnes pratiques proposent de mettre en place un espace de travail dédié à la gouvernance. Celui-ci permettra de centraliser sur l’intranet toutes les briques nécessaires à l’essor de l’analytique moderne. Cela a pour but de fiabiliser et fluidifier les communications. 

Getting Started : Cette zone de l’intranet connecte les nouveaux utilisateurs aux ressources nécessaires pour commencer à utiliser la plateforme BI. C’est un bon endroit pour fournir des informations sur les licences, l’installation de logiciels et la connexion aux données. C’est également un bon endroit pour publier des liens vers les rubriques d’aide des éditeurs qui permettent aux utilisateurs d’acquérir des compétences de base (connexion, concepts de base, etc.). 

FAQ : La zone FAQ permettra aux utilisateurs de répondre aux questions courantes et gardera les ressources de l’administrateur libres pour d’autres tâches. 

Support : Dans la zone d’assistance, définissez où un utilisateur doit se rendre pour obtenir de l’aide, les heures de bureau et l’enregistrement d’un ticket d’assistance. Si un utilisateur ne peut pas trouver l’aide dont il a besoin, il est plus susceptible d’être frustré par la situation et de ne pas continuer à utiliser la plateforme analytiqueAdoptez ITIL et établissez et documentez un chemin d’escalade pour les tickets au cas où un expert de l’équipe ou du service de l’utilisateur ne peut pas répondre à une question. 

Annonces : Publiez des annonces sur l’intranet pour tout communiquer, des réunions de groupes d’utilisateurs, des plans d’apprentissage, des opportunités de formation et des heures de bureau aux créneaux de maintenance, mises à niveau et autres événements ayant un impact sur le service. 

Répertoire Utilisateurs : La création d’un annuaire d’utilisateurs rend les personnes détectables, favorise l’échange d’idées, aide les utilisateurs à trouver d’autres personnes dans ou en dehors de leur équipe pour obtenir de l’aide et construit votre communauté d’utilisateurs. Le répertoire des utilisateurs doit inclure chaque utilisateur, avec son nom, son service, son titre, son niveau de compétence. 

Modèles de gouvernance : Combinant les personnes, les processus et la technologie, ce sont des utilisateurs avertis qui mettent en pratique les modèles de gouvernance de votre entreprise. Aidez vos utilisateurs à comprendre les modèles centralisés, délégués et autonomes de gouvernance des données et du contenu, en publiant des directives, des politiques et des processus. Les utilisateurs doivent comprendre et adopter le process de travail de votre organisation en ce qui concerne la certification des sources de données et la promotion de contenu. 

Plateformes de données : Les sources de données de votre entreprise doivent être répertoriées afin que les utilisateurs sachent où chercher quel type de données. Documentez le nom de la base de données, la table ou la vue, le type d’authentification et les exigences de demande d’accès sur chacun d’eux. 

Répertoire de sources de données certifiées : Pour aider les utilisateurs à comprendre quelles données fiables sont à leur disposition et à trouver plus rapidement les données pour leur analyse, créez un répertoire de sources de données certifiées. Il doit inclure au minimum le nom de la source de données, le propriétaire et la source des données. Étant donné que les données d’un service peuvent être un contexte utile pour un autre service, envisagez de partager tous les noms de sources de données certifiées dans l’annuaire pour accroître la sensibilisation à la disponibilité tout en minimisant les risques de duplication. 

Bonnes pratiques analytiques : Les meilleures pratiques d’analyse étant facilement disponibles sur l’intranet, les auteurs de contenu disposeront de directives pour choisir le bon type de graphique et créer des tableaux de bord efficaces et exploitables pour les consommateurs de contenu.  

Guide de style visuel : Vos utilisateurs savent-ils à quoi ressemble un bon tableau de bord ? En publiant un guide de style visuel, vous donnerez à vos utilisateurs une longueur d’avance sur la conception, ainsi que des conseils sur la façon de différencier le contenu ad hoc et certifié, les polices et les couleurs de marque à utiliser et d’autres options de mise en forme. Souvent, le meilleur endroit pour commencer à définir un style visuel est votre marque d’entreprise ou votre guide de style. Publiez une palette de couleurs et un modèle de mise en page personnalisés dans cette zone.  

InspirationVous pouvez intégrer des flux RSS et / ou Twitter (comme Tableau) dans une page intranet pour diffuser le contenu actuel directement à votre communauté d’utilisateurs. 

Evénements : La création d’un calendrier d’événements basé sur les activités d’engagement peut aider vos utilisateurs à s’engager et à adopter. Ces activités comprennent les réunions de groupes d’utilisateurs, les réunions de groupes d’administrateurs, les déjeuners. 

Plans de formation Pour aider les utilisateurs à comprendre les compétences nécessaires à leur fonction et à leur type de licence, publiez des plans de formation pour chacun des rôles : administrateurs de site, chefs de projet, créateurs, explorateurs et lecteurs.  

Vidéos de formation : Toutes les vidéos, transcriptions et fichiers associés peuvent être téléchargés en masse et conservés dans le système de gestion de formation (LMS) de votre organisation ou publiés sur votre intranet. Les formateurs internes peuvent compléter les supports de formation gratuits proposés par les différents éditeurs avec leurs propres exercices pratiques ou ensembles de données pertinents pour votre organisation. 

Planning de formation : Le calendrier de formation de l’entreprise comporte des réunions périodiques pour les sessions de formation axées sur les administrateurs de site, les chefs de projet, les créateurs, les explorateurs et les consommateurs qui se dérouleront dans le cadre d’une réunion Web ou d’une salle de classe. La tenue de ces sessions mensuelles ou même hebdomadaires, en particulier au début, fournira à chacun les informations dont il a besoin pour commencer à utiliser la plateforme BI 

Enregistrements des réunions : En enregistrant vos réunions de groupe d’utilisateurs internes, vous pouvez les rendre disponibles à toute personne qui n’a pas pu y assister en personne. Ils peuvent également servir de référence utile pour la formation de nouveaux utilisateurs. 

Au sein de votre entreprise, les activités d’engagement interne sont organisées par un leader de communauté, suivant un calendrier régulier ou un calendrier d’événements publié sur votre intranet et promu via d’autres canaux de communication.